Összefoglaltuk azokat a fontos előírások, melyeket a pénztárgép használóknak, cégvezetőknek, könyvelőknek tudni érdemes

Pénztárgép használatára kötelezettek köre
Hordozható pénztárgép használatára kötelezettek köre

A nyári időszakban sok kereskedő és vendéglős kitelepül alkalmi rendezvényekre, sőt van, aki kifejezetten csak ilyen keretek között működik, értékesít. A számla- vagy nyugtaadás ilyenkor is kötelező. Az online pénztárgép kötelező használata ezen alkalmi rendezvényeken, vásárokon a tevékenység statisztikai besorolásának függvénye. Ezzel kapcsolatban néhány fontos szabályra hívjuk fel a figyelmet.

Vonatkozó NAV közlemény

Az elérhető GPS -el ellátott hordozható pénztárgépek megvásárolhatók üzletünkben.

Pénztárgépnapló kezelése

Aki online pénztárgépet üzemeltet, annak kötelező a pénztárgépnapló használata!

„A Rendelet 54. § (1) bekezdése értelmében a pénztárgépnaplót szigorú számadás alá kell vonni, mely előírást a következők szerint kell értelmezni.

A pénztárgépnapló szigorú számadás alá vonása a pénztárgép üzemeltetőjének kötelezettsége.

A szigorú számadás alá vonás a gyakorlatban azt jelenti, hogy az üzemeltetőnek olyan nyilvántartást kell vezetnie, amely a pénztárgépnapló vonatkozásában a leglényegesebb adatokat tartalmazza, így különösen indokolt feltüntetni a pénztárgépnapló felhasználásának időtartamát (megnyitás és lezárás dátuma), hogy a pénztárgépnapló melyik pénztárgép eseményeinek dokumentálására szolgál, továbbá azt, hogy a napló hány oldalból áll.”

NAV közlemény pénztárgépnapló kötelező használatáról

A pénztárgépnaplóba kerülnek bejegyzésre a pénztárgép üzemeltetésével és szervizelésével kapcsolatos információk. Egy pénztárgépről egy pénztárgépnapló vezethető. A pénztárgépnaplót a pénztárgép üzemeltetési helyén kell tartani. A pénztárgépnaplóba indokolt esetben az üzemeltető (üzemeltető részéről jelen lévő személy), a műszerész vagy a forgalmazó tehet bejegyzést. Az üzemeltetőnek haladéktalanul be kell jegyezni a pénztárgép meghibásodását a pénztárgépnaplóba. Amennyiben az üzemeltető a pénztárgépnaplót nem tudja a műszerész rendelkezésére bocsátani, a szerviztevékenység nem kezdhető meg. Ha a pénztárgépnapló elveszett, megsemmisült vagy eltulajdonították, akkor az üzemeltetőnek haladéktalanul értesítenie kell a szervizt. Erről a szerviz jegyzőkönyvet vesz fel és jelenti az erre rendszeresített nyomtatványon a NAV felé. Ezt követően lehetőség van új pénztárgépnapló kiállítására. A pénztárgép selejtezése esetén a pénztárgépnaplót szervizzel le kell záratni. A lezárt pénztárgépnaplót üzemeltető köteles 8 évig megőrizni!

Kézi nyugták utólagos rögzítése pénztárgépbe
Kézi nyugtaadásra vonatkozó szabályok

Léteznek olyan esetek, amikor a pénztárgéppel történő nyugtaadás nem tud teljesülni. Pl.: pénztárgép meghibásodás, áramszünet (kivéve akkumulátoros pénztárgép), eltulajdonítás, elvesztés, illetve pénztárgép bevonás esetén, egészen addig, míg a pénztárgéppel történő nyugtaadás körülmény helyre nem áll. Ilyenkor kézi nyugta kiállítására van szükség! Amint az üzemeltető ismét tudja teljesíteni a pénztárgéppel történő nyugtaadást (pl.: visszakapta a javított pénztárgépet), az addigi kézzel bizonylatolt bevételt rögzíteni köteles (utólagos rögzítés)!

Ennek módja a következő:
Az utólagos rögzítéshez külön adóügyi napot kell nyitni. Az utólagos rögzítéssel érintett időszak egy-egy adóügyi napjának bevételét egy nyugtán, forgalmi gyűjtőnként egy tételben kell rögzíteni. Majd napi zárást kell végrehajtani a pénztárgépen, amit az érintett időszak alatt kiállított nyugtákkal együtt meg kell őrizni! Előfordulhatnak olyan esetek is, hogy a pénztárgépen nem lehet egy összegben beütni az egy napra és egy gyűjtőre vonatkozó összeadott forgalmi adatokat (pl.: nyugta végösszegre vonatkozó összegkorlát), ebben az esetben megengedett az érintett időszakra vonatkozó egy-egy adóügyi napon keletezett bevétel több nyugtán való rögzítése.
Cserepénztárgép kiadásakor ugyan úgy el kell végezni a fent leírtakat, tehát a kézzel nyugtázott időszak forgalmát (azon időszak forgalmi adatait, amíg ügyfélnek nem volt pénztárgépe) szintén be kell rögzíteni a cserepénztárgépbe. Mivel a cserepénztárgép már az ügyfél nevére van átszemélyesítve, ezért a nyugtázott forgalom beütése után már nincs további teendője, a cseregépbe rögzített forgalmi adatok elküldésre kerülnek a NAV szervere felé. Azon átmeneti időszakban, amíg a cserepénztárgép visszaszolgáltatása és a javított pénztárgép ügyfélnek való átadása történik (és az üzlet, bolt, stb. nyitva van) szintén kézi nyugtát kell kiállítani. Ezen forgalmi adatokat szintén az utólagos rögzítés szabályai szerint kell bevinni a javított pénztárgépbe.

Összeghatárok beállítása
Pénztárgép gyüjtő öszegkorlát beállítása, nyugta összegkorlát beállítása

A pénztárgépeken alap követelmény, hogy lehetővé kell tenni értékhatárok beállítását egy tétel egységárára, egy tételsor összértékére, valamint egy bizonylat összértékére vonatkozóan. Az üzemeltetőnek a tőle elvárható mértékben, a gazdasági tevékenysége sajátosságaihoz illeszkedően alkalmaznia kell a fent leírt funkciókat annak érdekében, hogy a téves beütés esélyét minimalizálja. A pénztárgépnek gyári állapotában tartalmaznia kell a nyugta maximális összegére vonatkozó, ÁFA tv. 165. § (3) b) pontjában meghatározott értékhatárt (jelenleg 900. 000 Ft).

Sztornó- és Visszáru bizonylatok kötelező használata

Amennyiben üzemeltetőnek olyan pénztárgépe van, ami az új rendelet szerinti szoftvert futtatja, azaz a pénztárgépen lehetőség van Sztornó- és Visszáru bizonylatokat is kiállítani, úgy a Sztornó és Visszáru műveleteket kizárólag a pénztárgépen kell elvégezni, „Pénztárgép napi bevételének módosító tételei” formanyomtatványon már nem!

Sztornó bizonylatról akkor beszélünk, ha az aktuális nyitott adóügyi nap valamely korábban kiállított bizonylatát szeretnénk sztornózni. Abban az esetben, ha valamely lezárt adóügyi nap bizonylatát szeretnénk javítani, úgy az Visszáru bizonylat kiállításával lehetséges.

Fenti bizonylatok kiállítása csak akkor lehetséges, ha a kifizetendő ellenérték mennyiségét és fizetőeszköz típusát a pénztárgéphez rendelt pénztároló eszköz (pl. kassza) tartalmazza. Azaz nem lehet kiállítani Sztornó, illetve Visszáru bizonylatot, ha nincs annyi fizetőeszköz a pénztárgép kasszájában, amivel ki tudnánk egyenlíteni a Sztornózni vagy Visszáruzni kívánt termék/szolgáltatás ellenértékét. Ilyenkor Befizetéssel (Pénz be funkció) lehet orvosolni a problémát.

Fontos, hogy rendelet írja elő a Napi záráson lévő számlálók tartalmi követelményeit, így a Napi forgalom és Göngyölített Forgalom (GT) az összes aznapi eladást kell, hogy tartalmazza. Mindezek miatt, ha Szornó- és/vagy Visszáru bizonylatot állítunk ki a pénztárgépen, úgy azok a Napi forgalmi jelentésen (záráson) külön sorban kerülnek feltüntetésre. Fentiek értelmében a valós bevétel a megfelelő sorok figyelembevételével állapítható meg, aminek egyezni kell a Pénztárjelentésen szereplő fióktartalommal (figyelembe véve az egyéb pénzmozgásokat pl. Pénz ki/be műveletek).

Pénztárgép szoftver frissítéssel kapcsolatos tudnivalók
Pénztárgépszalag megőrzése
Mire kell odafigyelni pénztárgép használóknak
Adóügyi bizonylatok