Összefoglaltuk azokat a fontos előírások, melyeket a pénztárgép használóknak, cégvezetőknek, könyvelőknek tudni érdemes
Pénztárgép használatára kötelezettek köre
Ki köteles pénztárgépet használni? (1. melléklet a 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelethez)
Tájékoztató az online pénztárgép használatára kötelezett adóalanyi kör bővüléséről és az ezzel kapcsolatos teendőkről
Hordozható pénztárgép használatára kötelezettek köre
A nyári időszakban sok kereskedő és vendéglős kitelepül alkalmi rendezvényekre, sőt van, aki kifejezetten csak ilyen keretek között működik, értékesít. A számla- vagy nyugtaadás ilyenkor is kötelező. Az online pénztárgép kötelező használata ezen alkalmi rendezvényeken, vásárokon a tevékenység statisztikai besorolásának függvénye. Ezzel kapcsolatban néhány fontos szabályra hívjuk fel a figyelmet.
Az elérhető GPS -el ellátott hordozható pénztárgépek megvásárolhatók üzletünkben.
Pénztárgépnapló kezelése
Aki online pénztárgépet üzemeltet, annak kötelező a pénztárgépnapló használata!
„A Rendelet 54. § (1) bekezdése értelmében a pénztárgépnaplót szigorú számadás alá kell vonni, mely előírást a következők szerint kell értelmezni.
A pénztárgépnapló szigorú számadás alá vonása a pénztárgép üzemeltetőjének kötelezettsége.
A szigorú számadás alá vonás a gyakorlatban azt jelenti, hogy az üzemeltetőnek olyan nyilvántartást kell vezetnie, amely a pénztárgépnapló vonatkozásában a leglényegesebb adatokat tartalmazza, így különösen indokolt feltüntetni a pénztárgépnapló felhasználásának időtartamát (megnyitás és lezárás dátuma), hogy a pénztárgépnapló melyik pénztárgép eseményeinek dokumentálására szolgál, továbbá azt, hogy a napló hány oldalból áll.”
NAV közlemény pénztárgépnapló kötelező használatáról
A pénztárgépnaplóba kerülnek bejegyzésre a pénztárgép üzemeltetésével és szervizelésével kapcsolatos információk. Egy pénztárgépről egy pénztárgépnapló vezethető. A pénztárgépnaplót a pénztárgép üzemeltetési helyén kell tartani. A pénztárgépnaplóba indokolt esetben az üzemeltető (üzemeltető részéről jelen lévő személy), a műszerész vagy a forgalmazó tehet bejegyzést. Az üzemeltetőnek haladéktalanul be kell jegyezni a pénztárgép meghibásodását a pénztárgépnaplóba. Amennyiben az üzemeltető a pénztárgépnaplót nem tudja a műszerész rendelkezésére bocsátani, a szerviztevékenység nem kezdhető meg. Ha a pénztárgépnapló elveszett, megsemmisült vagy eltulajdonították, akkor az üzemeltetőnek haladéktalanul értesítenie kell a szervizt. Erről a szerviz jegyzőkönyvet vesz fel és jelenti az erre rendszeresített nyomtatványon a NAV felé. Ezt követően lehetőség van új pénztárgépnapló kiállítására. A pénztárgép selejtezése esetén a pénztárgépnaplót szervizzel le kell záratni. A lezárt pénztárgépnaplót üzemeltető köteles 8 évig megőrizni!
Kézi nyugták utólagos rögzítése pénztárgépbe
Kézi nyugtaadásra vonatkozó szabályok
Léteznek olyan esetek, amikor a pénztárgéppel történő nyugtaadás nem tud teljesülni. Pl.: pénztárgép meghibásodás, áramszünet (kivéve akkumulátoros pénztárgép), eltulajdonítás, elvesztés, illetve pénztárgép bevonás esetén, egészen addig, míg a pénztárgéppel történő nyugtaadás körülmény helyre nem áll. Ilyenkor kézi nyugta kiállítására van szükség! Amint az üzemeltető ismét tudja teljesíteni a pénztárgéppel történő nyugtaadást (pl.: visszakapta a javított pénztárgépet), az addigi kézzel bizonylatolt bevételt rögzíteni köteles (utólagos rögzítés)!
Ennek módja a következő:
Az utólagos rögzítéshez külön adóügyi napot kell nyitni. Az utólagos rögzítéssel érintett időszak egy-egy adóügyi napjának bevételét egy nyugtán, forgalmi gyűjtőnként egy tételben kell rögzíteni. Majd napi zárást kell végrehajtani a pénztárgépen, amit az érintett időszak alatt kiállított nyugtákkal együtt meg kell őrizni! Előfordulhatnak olyan esetek is, hogy a pénztárgépen nem lehet egy összegben beütni az egy napra és egy gyűjtőre vonatkozó összeadott forgalmi adatokat (pl.: nyugta végösszegre vonatkozó összegkorlát), ebben az esetben megengedett az érintett időszakra vonatkozó egy-egy adóügyi napon keletezett bevétel több nyugtán való rögzítése.
Cserepénztárgép kiadásakor ugyan úgy el kell végezni a fent leírtakat, tehát a kézzel nyugtázott időszak forgalmát (azon időszak forgalmi adatait, amíg ügyfélnek nem volt pénztárgépe) szintén be kell rögzíteni a cserepénztárgépbe. Mivel a cserepénztárgép már az ügyfél nevére van átszemélyesítve, ezért a nyugtázott forgalom beütése után már nincs további teendője, a cseregépbe rögzített forgalmi adatok elküldésre kerülnek a NAV szervere felé. Azon átmeneti időszakban, amíg a cserepénztárgép visszaszolgáltatása és a javított pénztárgép ügyfélnek való átadása történik (és az üzlet, bolt, stb. nyitva van) szintén kézi nyugtát kell kiállítani. Ezen forgalmi adatokat szintén az utólagos rögzítés szabályai szerint kell bevinni a javított pénztárgépbe.
Összeghatárok beállítása
Pénztárgép gyűjtő összegkorlát beállítása, nyugta összegkorlát beállítása
A pénztárgépeken alap követelmény, hogy lehetővé kell tenni értékhatárok beállítását egy tétel egységárára, egy tételsor összértékére, valamint egy bizonylat összértékére vonatkozóan. Az üzemeltetőnek a tőle elvárható mértékben, a gazdasági tevékenysége sajátosságaihoz illeszkedően alkalmaznia kell a fent leírt funkciókat annak érdekében, hogy a téves beütés esélyét minimalizálja. A pénztárgépnek gyári állapotában tartalmaznia kell a nyugta maximális összegére vonatkozó, ÁFA tv. 165. § (3) b) pontjában meghatározott értékhatárt (jelenleg 900. 000 Ft).
Sztornó- és Visszáru bizonylatok kötelező használata
Amennyiben üzemeltetőnek olyan pénztárgépe van, ami az új rendelet szerinti szoftvert futtatja, azaz a pénztárgépen lehetőség van Sztornó- és Visszáru bizonylatokat is kiállítani, úgy a Sztornó és Visszáru műveleteket kizárólag a pénztárgépen kell elvégezni, „Pénztárgép napi bevételének módosító tételei” formanyomtatványon már nem!
Sztornó bizonylatról akkor beszélünk, ha az aktuális nyitott adóügyi nap valamely korábban kiállított bizonylatát szeretnénk sztornózni. Abban az esetben, ha valamely lezárt adóügyi nap bizonylatát szeretnénk javítani, úgy az Visszáru bizonylat kiállításával lehetséges.
Fenti bizonylatok kiállítása csak akkor lehetséges, ha a kifizetendő ellenérték mennyiségét és fizetőeszköz típusát a pénztárgéphez rendelt pénztároló eszköz (pl. kassza) tartalmazza. Azaz nem lehet kiállítani Sztornó, illetve Visszáru bizonylatot, ha nincs annyi fizetőeszköz a pénztárgép kasszájában, amivel ki tudnánk egyenlíteni a Sztornózni vagy Visszáruzni kívánt termék/szolgáltatás ellenértékét. Ilyenkor Befizetéssel (Pénz be funkció) lehet orvosolni a problémát.
Fontos, hogy rendelet írja elő a Napi záráson lévő számlálók tartalmi követelményeit, így a Napi forgalom és Göngyölített Forgalom (GT) az összes aznapi eladást kell, hogy tartalmazza. Mindezek miatt, ha Szornó- és/vagy Visszáru bizonylatot állítunk ki a pénztárgépen, úgy azok a Napi forgalmi jelentésen (záráson) külön sorban kerülnek feltüntetésre. Fentiek értelmében a valós bevétel a megfelelő sorok figyelembevételével állapítható meg, aminek egyezni kell a Pénztárjelentésen szereplő fióktartalommal (figyelembe véve az egyéb pénzmozgásokat pl. Pénz ki/be műveletek).
Pénztárgép szoftver frissítéssel kapcsolatos tudnivalók
A pénztárgépek működése hasonló a számítógépekéhez, azok is hardver és szoftver elemek együtteséből tevődik össze. A hardver a kézzel megfogható alkatrészeket jelenti pl.: eladó oldali kijelző, hőnyomtató, billentyűzet, AEE stb., amikhez elengedhetetlen a szoftver pl. pénztárgép és AEE szoftver, amik kapcsolatot teremtenek a fent felsorolt hardver elemekkel. Egyik a másik nélkül működésképtelen.
Szoftverfrissítésre több esetben is szükség lehet, például, ha új funkciókat követel meg a jogalkotó vagy valamilyen módosítást kell eszközölni (pl.: gyorsabb nyomtatás, hibás működés kijavítása, új funkciók).
A pénztárgép szoftver frissítés menete típusonként eltérő. Egyes gépeken teljesen automatikus a folyamat, míg másokon felhasználói beavatkozást igényel.
A pénztárgép szoftver frissítés főbb lépései:
- Fő forgalmazó engedélyezteti az új szoftvert
- Az engedélyezett szoftvert a forgalmazó a NAV szerverén keresztül kiküldi tömegesen a pénztárgépekre
- A pénztárgépeken automatikusan vagy manuálisan megtörténik a szoftverfrissítés
- AEE újraindítás után már az új háttérprogram vezérli a pénztárgépet
Bizonyos esetekben (pl.: ha nem frissül le a pénztárgép megfelelően) szerviz is kérvényezheti a szoftver újra küldését.
Adóügyi nyomtatványok, bizonylatok és azoknak megőrzési ideje
A pénztárgép által nyomtatott bizonylatok közül megkülönböztetünk adóügyi és nem adóügyi bizonylatokat. Az adóügyi nyomtatványokkal kapcsolatosan üzemeltetőt megőrzési kötelezettség terheli!
Vonatkozó jogszabály: 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet
Fentiek értelmében adóügyi bizonylatnak számítanak az alábbiak:
- nyugta
- egyszerűsített számla
- napi forgalmi jelentés
- időszakos forgalmi jelentés
- nyugta vagy egyszerűsített számla sztornó bizonylata
- nyugta vagy egyszerűsített számla visszáru bizonylata
- göngyölegjegy
- napnyitás
- pénzmozgás bizonylat
Minden adóügyi bizonylat alján szerepelnie kell az úgynevezett stilizált AP jelnek. Ez az adóügyi bizonylatok záró sorának kezdő szimbóluma.
Az adóügyi bizonylatok megőrzési ideje legalább nyolc év, így a pénztárgépben kizárólag jól olvasható, olvashatóságát a felhasználástól számított legalább 8 évig megőrző, folytonos pénztárgép szalagot (tekercset) kell használni.
Mire kell odafigyelni pénztárgép használóknak
Szeretnénk összefoglalni néhány fontos szabályt, amire minden online pénztárgép használónak érdemes odafigyelni.
Gyakran elkövetett hiba, hogy a pénztárgépet úgy helyezik el üzletükben, hogy a pénztárgépen látható egyedi azonosító (AP szám) nem látszik. A pénztárgép AP számát ilyen esetekben jól látható helyre, a pénztárgéppel egybeköthetően (pl. táblán, matricán) ki kell helyezni legalább 3cm-es betű nagysággal!
A pénztárgépnaplót mindig az üzemeltetési helyen kell tartani! A pénztárgépnaplóba kerülnek rögzítésre a pénztárgép „életútja” során bekövetkező események (pl.: üzembe helyezés, felülvizsgálat, javításra átadás, meghibásodás stb.). A pénztárgépnaplóba üzemeltető, műszerész vagy forgalmazó tehet bejegyzést. A pénztárgépnaplót szigorú számadás alá kell vonni, annak elvesztését, megsemmisülését haladéktalanul a szerviznek kell jelenteni, melyről szerviz jegyzőkönyvet köteles felvenni.
Másik fontos szabály, hogy az értékesítésről és a pénzmozgásról (pl.: pénz kifizetés vagy pénz befizetés) minden esetben bizonylatot kell kiállítani. A pénztárgéphez hozzárendelten pénztároló ezközt kell létesíteni, legyen az kassza, fiók, brifkó, stb. A pénztároló eszköz tartalmának egyeznie kell a napi nyitó összeggel és a bizonylatolt tételek összegével. A napi kasszanyitáskor fontos, hogy pontosan rögzítsük az induló pénzkészletet. A nap folyamán megengedett a kasszából pénzt kivenni vagy betenni, de ilyen esetekben mindig ki kell állítani egy kifizetési vagy befizetési bizonylatot.
A pénztárgép megvásárlásakor üzemeltető szerződést köt valamelyik mobilszolgáltatóval, annak érdekében, hogy a pénztárgépbe beépített SIM kártyával, GSM hálózaton keresztül adatot tudjon szolgáltatni a NAV felé. Ha a szolgáltató az ügyfél hibájából (pl.: díj megfizetés elmulasztása) szünetelteti az adatkapcsolatot, akkor üzemeltető büntethető a NAV felé történő meghiúsult adatközlés miatt.
Szintén üzemeltető kötelessége, az éves felülvizsgálat elvégeztetése valamelyik szervizzel. Az éves felülvizsgálatot a pénztárgép beüzemelését követő egy éven belül, valamint az utolsó felülvizsgálattól számított egy éven belül kell elvégezni. A felülvizsgálatot csak olyan műszerész végezheti, akinek meg van a tanúsítványa az adott típus szervizeléséhez, azaz az adott pénztárgéptípus forgalmazója által szervezett tanfolyamot sikeresen elvégezte. A felülvizsgálat elvégzését követően annak tényét a műszerésznek be kell rögzíteni a pénztárgépnaplóba. A pénztárgépnapló megléte nélkül a felülvizsgálat nem kezdhető meg!